Jak wybrać odpowiednie biuro księgowe?

Decyzja o wyborze biura księgowego, z którym zamierzamy współpracować, nie należy do najłatwiejszych. Dodatkowo jest to wybór mający bezpośredni wpływ na dłuższy czas, który może nieść za sobą poważne konsekwencje w przypadku błędnej selekcji księgowego. W tym artykule zamierzam zarysować najważniejsze aspekty, na które należy zwrócić uwagę w procesie doboru rzetelnego i solidnego eksperta z owej branży.

Wybór biura księgowego – od czego zacząć?

Każdą ważną decyzję należy rozłożyć na czynniki pierwsze. W przypadku wyboru biura księgowego warto rozpocząć działania od analizy potrzeb firmy. W tym miejscu wypada odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące naszych oczekiwań względem poszukiwanego biura rachunkowego.

Kolejnym krokiem, który warto poczynić, jest wyselekcjonowanie najważniejszych dla siebie kryteriów wyboru, jak np. cena, zakres usług, sposób komunikacji z firmą, doświadczenie itp.

Na koniec pozostaje ustalenie budżetu, który spółka mogłaby przeznaczyć na obsługę księgową.

Rekomendacje mają znaczenie

Mając już przeanalizowane własne potrzeby, można dokonać kolejnego kroku, jakim jest rozpoznanie wśród ofert biur księgowych na rynku.

Z perspektywy klienta niebagatelne znaczenie mogą mieć rekomendacje otrzymane od innych osób współpracujących z danym podmiotem, czy to z najbliższego otoczenia, czy też pochodzące od obecnych usługobiorców, które można znaleźć np. w Internecie.

Warto również zweryfikować biuro rachunkowe pod kątem formalnym czy też przeanalizować jego sytuację finansową w rejestrze dłużników.

Precyzyjna komunikacja

Nie da się ukryć, że dużo trudniej się współpracuje, gdy nie można znaleźć wspólnego języka z drugą stroną. W przypadku biura rachunkowego odpowiednia komunikacja, a także określenie oraz wzajemne zrozumienie swoich potrzeb i zasad współpracy, są niezbędne do nawiązywania harmonijnej współpracy z obsługiwaną firmą.

Warto zwrócić uwagę na ustalenie czasu realizacji zlecenia, sposobu przekazywania dokumentów, a także dostępności kluczowego personelu odpowiedzialnego za wykonanie usługi.

Nie należy również zapominać o okresowym badaniu poziomu satysfakcji obydwu stron z nawiązanej wcześniej współpracy.

Stały rozwój zawodowy

Ze względu na nieustanne zmiany w prawie podatkowym oraz cywilnym prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy przez osobę bez doświadczenia, a także bez pomocy doradcy podatkowego, czy też prawnika nie należy do najłatwiejszych.

Eksperta, na którego warto postawić i powierzyć mu pieczę nad księgami spółki, cechować powinny wieloletnie doświadczenie, a także ciągły proces nauki i aktualizacji wiedzy eksperckiej poprzez udział w szkoleniach bądź pisanie eksperckich artykułów.

Nowoczesne narzędzia pracy

Kolejnymi cechami pożądanymi u idealnego biura rachunkowego są kompleksowość usług oraz dostęp do najnowszych systemów i technologii.

Firmy w obecnych, dynamicznych czasach szukają biur księgowych, którym będą mogli zlecić usługi od księgowości, przez kadry i płace, controlling, doradztwo finansowe, biznesowe, prawne i podatkowe, po wsparcie w tworzeniu procedur wewnętrznych i optymalizacji.

Dodatkowo przydatną funkcjonalnością w przypadku biur rachunkowych jest nadawanie dostępów do systemów elektronicznych obiegów dokumentów (WorkFlow), modułów raportowania zarządczego czy też programów dedykowanych pracownikom z podstawowymi informacjami o ich zatrudnieniu.

Niezbędne formalności

Na koniec pozostaje najważniejsze – podjęcie decyzji o wyborze biura rachunkowego spełniającego powyższe kryteria oraz podpisanie umowy. Jednak i tutaj mogą pojawić się zastawione na nas pułapki.

Trzeba pamiętać o analizie wersji wstępnej kontraktu pod kątem zakresu świadczonych usług, terminów umownych, występujących dodatkowych kosztów, podziale odpowiedzialności między stronami czy też zasad współpracy.

Będąc uzbrojonym w taką wiedzę, można śmiało rozpoczynać proces wyboru idealnego dla firmy biura rachunkowego.

Opracowanie:
Kubiak Consulting Sp. z o.o.